أتمتة البريد الإلكتروني لنشرتك: كيف تبني رحلة ترحيب تعمل وحدها؟

المشترك الجديد ما زال يتذكّر لماذا اشترك، فأيامه الأولى وقتٌ مناسب لتعريفه بنشرتك. لكن متابعة كل مشترك بنفسك، في يومه الأول ثم بعد أيام، لا تصمد حين تكبر القائمة. وهنا تفيد أتمتة البريد الإلكتروني. هذا الدليل يشرحها باختصار، ثم يبني في إحدعش أتمتة ترحيب من ثلاثة إيميلات خطوة بخطوة، وهي أسهل ما يُبدأ به، ويجمع ما يلزم معرفته قبل تفعيلها.

ما هي أتمتة البريد الإلكتروني؟

أتمتة البريد الإلكتروني هي رسائل تُكتب مرة واحدة، ثم تُرسَل وحدها لكل مشترك حين يحدث ما حدّدته: حين يشترك، أو يفتح عدداً، أو يضغط رابطاً فيه، أو تُضاف له علامة. والفرق بينها وبين العدد أن العدد يصل قائمتك كلها في موعد واحد، أمّا رسائل الأتمتة فتصل كل مشترك في توقيته هو.

وفي إحدعش لكل أتمتة مشغّلٌ يحدّد من يدخلها، مثل «مشترك جديد»، وخطواتٌ تُنفَّذ وحدها، منها: إرسال إيميل، وانتظار، وإضافة علامة أو إزالتها، وتفرّع بحسب ما فعله المشترك أو ما يحمله من علامات. ويسلك كل مشترك رحلته فيها مستقلاً عن غيره. والأتمتة متاحة في كل الباقات، وتجدها في «الأتمتة» بالقائمة الجانبية.

ما يلزم قبل البدء

• حدّ باقتك من الأتمتة: باقتَا النمو والمتقدمة تتّسعان لـ5 أتمتات نشطة في وقت واحد، و«الانطلاقة» وباقة المؤسّسين (المغلقة أمام التسجيل الجديد) لأتمتة واحدة. والأتمتات المتوقفة والمسودّات لا تُحتسب من الحدّ.
• أفكار لثلاث رسائل: رسالة تكمل رسالة الترحيب ولا تكرّرها، ثم رسالة تدلّ المشترك على أفضل ما في أرشيفك، ثم رسالة تسأله عمّا يهمّه.

بناء أتمتة ترحيب خطوة بخطوة

1. فتح صفحة «الأتمتة»: من القائمة الجانبية (وعلى الجوال من زرّ القائمة أعلى الشاشة)، ثم زرّ «أتمتة جديدة». تظهر ثلاث وصفات جاهزة: «رحلة الترحيب» و«متابعة المهتمّين» و«متابعة بعد علامة»، ومعها خيار «من الصفر».
2. اختيار وصفة «رحلة الترحيب»: مشغّلها «مشترك جديد»، وفيها ثلاثة إيميلات بعناوين ونصوص افتتاحية، بين الأول والثاني انتظار يومين، وبين الثاني والثالث انتظار ثلاثة أيام. وأول إيميل فيها ترحيبٌ يخرج خلال دقيقة من دخول المشترك، فيصل مع رسالة الترحيب من الإعدادات (ومن يشترك ليلاً يصله صباحاً مع بداية نافذة الإرسال)، فتعديله لازم قبل التفعيل كما في الخطوتين 5 و6.
3. ضبط «إعدادات الرحلة»: أول ما يُفتح لوحةٌ فيها «اسم الأتمتة» و«الوصف»، ثم «نافذة الإرسال الهادئة» مفعّلةً من 9:00 إلى 22:00 بتوقيت الرياض. ومن «أيام الإرسال» يُختار «كل الأيام» أو «الأحد–الخميس» أو أيام بعينها، والإيميل الذي يحين موعده خارج النافذة يُؤجَّل لأقرب وقت مسموح. وفي اللوحة نفسها «علامة الخروج»: مشترك يحمل العلامة المختارة يغادر الرحلة قبل خطوته التالية. وعلى الجوال تظهر هذه اللوحة، ولوحة ضبط أي خطوة، أسفل الشاشة فوق مساحة التصميم، وزرّ × أعلاها يغلقها.
4. مراجعة الخطوات على مساحة التصميم: المشغّل في الأعلى، ثم بطاقة لكل خطوة حتى «نهاية الرحلة». الضغط على أي بطاقة يفتح ضبطها، وزرّ + على الخطوط يضيف خطوة في موضعها، والبطاقة الناقصة تحمل شارة «يحتاج ضبطاً».
5. كتابة الإيميلات بصوتك: الضغط على بطاقة «إرسال إيميل» يُظهر خانة العنوان، وسطر «من» لتغيير «اسم المُرسِل لهذه الرسالة» وحدها، وزرّ «عدّل التصميم» الذي يفتح محرّر الأعداد نفسه، وفيه زرّ «إرسال اختباري» يرسل نسخة إلى بريدك، وزرّ «رجوع» يعيدك إلى الأتمتة بما كتبته. وأول إيميل يُكتب ليكمل رسالة الترحيب لا ليكرّرها. ورمز تخصيص الاسم الأول يُحذف عند من لا اسم له، وفي الإيميلين الثاني والثالث من الوصفة يأتي بين «مرحباً» وفاصلة، فتبقى بعد التحية فاصلة معلّقة. والنسخة الاختبارية تملأ الاسم بقيمة تجريبية فلا تكشف ذلك، فالأسلم تحية تستقيم بدونه.
6. ضبط مدّة الانتظار: بطاقة «انتظار» تقبل عدداً بالساعات أو الأيام أو الأسابيع. وبزرّ + على الخطّ الأول، بين المشغّل وأول إيميل، يُضاف «انتظار» يوماً واحداً، فلا يصل أول إيميل مع رسالة الترحيب في اللحظة نفسها. وكل خطوة تُنفَّذ خلال دقيقة من موعدها، والإيميلات تحترم نافذة الإرسال.
7. الحفظ ثم التفعيل: زرّ «حفظ» يحفظ الأتمتة الجديدة متوقفة، ثم تظهر رسالة «تم حفظ الأتمتة — وهي متوقفة حالياً» وفيها زرّ «تفعيل الآن»، والأسلم مراجعة القسم التالي وقائمة التحقّق قبل الضغط عليه. وإن نقص شيء، كعنوان إيميل فارغ، تجمع لائحة «لا يمكن الحفظ بعد» كل ما يمنع الحفظ. ويمكن التفعيل لاحقاً من القائمة بالضغط على حالة «متوقف».

ما يلزم معرفته قبل التفعيل

• لا أثر رجعي: تسري الأتمتة على ما يقع بعد تفعيلها، فأتمتة «مشترك جديد» لا تصل من اشترك قبلها. والاستثناء «تاريخ مناسبة»: تصل كل مشترك نشط يحلّ تاريخه بعد التفعيل، ومنهم مشتركوك الحاليون.
• من يدخل «مشترك جديد»: يدخلها من يشترك من صفحاتك أو نماذجك أو مدونتك، ومن تضيفه بيدك، أمّا المستورَدون بملف فلا يدخلونها. لكن استيرادهم إلى قائمة أو علامة هي مشغّل أتمتة نشطة يُدخلهم جميعاً تلك الأتمتة، والتفصيل في قسم المشغّلات الأخرى أدناه. وخطوات الاستيراد في دليل نقل النشرة البريدية.
• التأكيد قبل الرحلة: في «مشترك جديد»، المشترك الذي ينتظر تأكيد اشتراكه يدخل الرحلة لحظة تأكيده.
• مرة واحدة لكل مشترك: يدخل المشترك الأتمتة الواحدة مرة واحدة، ولا يعود إليها تلقائياً.
• ترحيبان متتاليان: من يشترك من صفحاتك أو نماذجك أو مدونتك تصله «رسالة الترحيب» من «الإعدادات»، تبويب «المشتركون الجدد»، بعد تأكيد اشتراكه، ومن دونها نصٌّ عامّ باسم نشرتك؛ والصفحة التي فُعّلت لها «رسالة التسليم» تُرسِل رسالتها بدلاً منهما. فرسالةٌ أولى تصله في كل الأحوال. ووصفة «رحلة الترحيب» تبدأ بإيميل ترحيب يخرج معها كما في الخطوة 2، فإن فُعّلت كما هي وصله ترحيبان. والحلّ في الخطوتين 5 و6: إيميل أول يكمل رسالة الترحيب، وقبله «انتظار». ولكتابة رسالة الترحيب نفسها دليل رسالة ترحيب للمشتركين الجدد.
• الحصّة الشهرية: رسائل الأتمتة تُحتسب من حصّة إيميلاتك الشهرية، وإن نفدت تتجمّد الرحلات ثم تُستأنف تلقائياً مع تجدّد الحصّة أو ترقية الباقة.

تفرّع لمن لم يفتح الإيميل الأول

قد لا يفتح بعض المشتركين إيميلك الأول، والتفرّع يعطيهم إيميلاً آخر بدل أن يمضوا في الرحلة كغيرهم. على الخط بعد انتظار اليومين الذي يلي الإيميل الأول، يضيف زرّ + خطوة «تفرّع نعم/لا»، وشرطها «فتح المشترك إيميل الخطوة…» ثم اختيار الإيميل الأول. من يحقّق الشرط يسلك مسار «نعم ✓»، ومن لا يحقّقه مسار «لا ✗»، ثم يلتقي المساران ويكملان الخطوات التالية.

ومن لوحة الضبط يُضاف في مسار «نعم» إيميل يكمل الحديث، وفي مسار «لا» إيميل يعيد التعريف بنشرتك بعنوان مختلف، ثم يُحذف الإيميل الثاني الأصلي. ولعنوان هذا الإيميل قواعد عملية في دليل كتابة عنوان الإيميل.

ولا يوضع شرط فتح أو نقر بعد إيميل مباشرة: المحرّر ينبّه عند الحفظ إلى أن الشرط يُقيَّم خلال دقيقة من الإرسال، فيسلك أغلب المشتركين مسار من لم يفتح. وخطوة «انتظار» قبله تحلّ ذلك. وحين يلزم أكثر من مسارين، يقيّم «تفرّع متعدد» المسارات بالترتيب من الأعلى، ومن لم يطابق شيئاً يسلك «غير ذلك».

قراءة أرقام الأتمتة

• على بطاقة كل إيميل: ما «أُرسل»، ونسبتا الفتح والنقر محسوبتين من الرسائل التي وصلت.
• على خطَّي «نعم» و«لا»: نسبة من سلك كل مسار، وتظهر بعد أن يبلغ الشرطَ مشتركون.
• من فتح ومن لم يفتح: في لوحة الإيميل «فتحوا» و«نقروا» و«لم يفتحوا»، وكلٌّ منها يعرض المستلمين بالاسم والبريد.
• إحصائيات كل أتمتة: زرّ الإحصائيات بجانبها في القائمة يعرض «في الرحلة الآن» و«أكملوا» و«تحويلات» و«متعثّرة» و«خرج منها» و«الإجمالي»، والرحلات المتعثّرة تظهر داخل الأتمتة مع زرّ «أعد المحاولة».
• خطوة «الهدف»: شرطها علامة أو فتح أو نقر، ويُحتسب المشترك تحويلاً إن تحقّق الشرط لحظة وصوله إليها، ثم تستمر رحلته.

تعديل أتمتة فيها مشتركون

حين يكون مشتركون في منتصف الرحلة تظهر لافتة بعددهم، ويُقفل تعديل البنية (إضافة الخطوات وحذفها ونقلها) حتى يكملوا. أما نصوص الرسائل والإعدادات فتعديلها مسموح ويسري عليهم من خطوتهم القادمة، وتغيير المشغّل مسموح أيضاً ويسري على من يدخل بعده.

ولتعديل البنية فوراً زرّ «إنهاء الرحلات الجارية»، ومن أُنهيت رحلته لا يصله ما تبقّى منها ولا يعود إليها تلقائياً. أما إيقاف الأتمتة من القائمة فيجمّد الرحلات ولا يفتح البنية، وتُستأنف من حيث وقفت عند إعادة التفعيل. ومن ينطبق عليه المشغّل والأتمتة متوقفة لا يدخلها، ولو فُعّلت بعد ذلك.

مشغّلات أخرى بعد الترحيب

بالضغط على بطاقة «المشغّل» تظهر ستة مشغّلات غير «مشترك جديد»:

• «انضمّ لقائمة» و«إضافة علامة»: عند انضمام المشترك لقائمة محدّدة، أو إضافة علامة محدّدة له. وللثاني وصفة «متابعة بعد علامة». ولا يفرّق المشغّلان بين مشترك جديد ومستورَد: استيراد ملف إلى تلك القائمة أو العلامة والأتمتة نشطة، أو إضافتها لمشتركين كثيرين دفعة واحدة من صفحة المشتركين، يُدخل كلاً منهم الرحلة من أولها كأنه انضمّ للتوّ. فالأسلم إيقاف الأتمتة قبل الاستيراد، أو الاستيراد إلى قائمة أو علامة أخرى.
• «تعبئة نموذج»: عند تعبئة نموذج أو استبيان تختاره من «النماذج»، أو الاشتراك من صفحة تختارها من «الصفحات». ولا يشمل صفحة الروابط ولا صندوق الاشتراك في مدونتك.
• «فتح عدد» و«نقر على رابط»: عند فتح عدد محدّد، أو نقر أي رابط فيه أو رابط بعينه، وللأول وصفة «متابعة المهتمّين». ويمكن اختيار عدد لم يُرسَل بعد، فتفعيل الأتمتة قبل إرساله يلتقط الحدث من أوّل لحظة.
• «تاريخ مناسبة»: ذكرى الاشتراك أو عيد ميلاد المشترك، في اليوم نفسه أو قبله بيوم أو بثلاثة أيام أو بأسبوع، ويشمل مشتركيك الحاليين (وعيد الميلاد لمن سُجّل تاريخ ميلاده فقط). وتنطلق مرة واحدة لكل مشترك، لا كل سنة. وذكرى الاشتراك تُحسب من يوم دخول المشترك قائمتك في إحدعش، فمن استُوردوا في يوم واحد تحلّ ذكراهم معاً.

قائمة تحقّق قبل تفعيل أتمتة الترحيب

• ☐ عدد أتمتاتي النشطة ضمن حدّ باقتي: واحدة في «الانطلاقة» وباقة المؤسّسين، وخمس في النمو والمتقدمة.
• ☐ لكل إيميل عنوان ومحتوى، وجرّبته بـ«إرسال اختباري».
• ☐ أول إيميل يكمل رسالة الترحيب ولا يكرّرها، وقبله خطوة «انتظار».
• ☐ ساعات «نافذة الإرسال الهادئة» وأيامها كما أريد.
• ☐ قبل كل شرط فتح أو نقر خطوة «انتظار».
• ☐ رمز تخصيص الاسم في جملة تستقيم لمن لا اسم له.
• ☐ «علامة الخروج» مضبوطة إن كان لرحلة المشترك نهاية مبكرة.

أسئلة شائعة

هل الأتمتة متاحة في الباقة المجانية؟

نعم. في «الانطلاقة» أتمتة واحدة نشطة، ومثلها في باقة المؤسّسين، وفي باقتَي النمو والمتقدمة خمس أتمتات نشطة.

هل تصل ردود المشتركين على رسائل الأتمتة إلى بريدي؟

نعم. رسائل الأتمتة تحمل بريد حسابك عنواناً للردّ، ونصوص الوصفات نفسها تدعو المشترك إلى الردّ على الرسالة.

هل تحمل رسائل الأتمتة رابط إلغاء الاشتراك؟

نعم. الرسالة التي تخلو من رابط إلغاء الاشتراك يُضاف إليها رابط «إلغاء الاشتراك» عند الإرسال، ومن يلغي اشتراكه تنتهي رحلته فلا يصله ما بعدها.

الخطوة التالية

بهذه الخطوات تصير عندك أتمتة ترحيب تُكتب مرة، وتصل كل مشترك جديد يطابق مشغّلها. والطريق قصير: وصفة «رحلة الترحيب»، ثم إيميلاتها بصوتك، وتجربتها بـ«إرسال اختباري»، ثم تفعيلها ومراجعة أرقامها بعد أسبوع. والبداية من هنا: إنشاء أتمتة الترحيب من صفحة «الأتمتة».